ペーパーレス化について

こんにちは!オフィスリノベーション課の北川です^^

本日はペーパーレス化についてお話ししたいと思います!


近年、AIや電気機器の導入が進みそれに伴い、ペーパーレス化が普及するようになってきました。セキュリティや検索性、環境面など、ペーパーレス化にはさまざまなメリットがあります。企業の文書はの法律によって運用方法が定められています。法律の改正によって2016年1月からすべての契約書や領収書は電子保存が可能になり、2017年1月からは領収書や請求書をスマートフォン等のカメラ機能で撮影し、電子化することも認められました。こうした点からも、ペーパーレス化を推進していくことは国の方針であることがわかります。環境配慮はもちろんのことですが、その他以外にもメリットが多くあります。



メリット


情報検索が可能になる

紙書類で管理されている場合、目当ての書類を探し出すためには物理的にその書類を探しださなければなりません。ペーパーレス化によってデータ化されていれば、保存されているすべての文書に検索をかけることができるので、すぐに目的の書類を探し出すことが可能です。

さらに、会社で探す必要もなく、取引先などの外出時でもすぐに情報を得られることが利点です。


コスト、保管スペースの大幅削減

紙代、印刷代はもちろんのことですが、それに伴うプリンターのメンテナンスコストや電気代まで節約することができます。また、書類がなくなるとすれば必然的に書類を補完するファイルや棚もいらなくなり、その分の経費も抑えることが可能です。


バックアップに強い

紙書類は、物理的な紛失、盗難、火災による焼失など、一度失ってしまうと復元することはほぼ不可能です。一方、データ化された書類はクラウド上に保存することで、万一パソコンが故障したり、盗難にあったりした場合でも復元することができます。

ペーパーレス化を実現することで、検索可能な点からも効率アップにつながったり、セキュリティの向上や経費削減にもつながります。これからも世の中のペーパーレス化は進むでしょう。業務効率化の為にも、ペーパーレス化の導入を検討してみてはいかがでしょうか。



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